Hey guys! Pernah denger tentang Shared Services Pertamina? Atau mungkin masih agak asing sama istilah ini? Nah, di artikel ini, kita bakal bahas tuntas tentang apa itu Shared Services Pertamina, kenapa sih Pertamina butuh layanan ini, dan apa aja manfaatnya buat perusahaan. Yuk, simak baik-baik!

Apa Itu Shared Services?

Shared services pada dasarnya adalah model bisnis di mana fungsi-fungsi pendukung dalam suatu organisasi atau perusahaan dikonsolidasikan ke dalam satu unit atau entitas terpusat. Unit ini kemudian menyediakan layanan tersebut ke berbagai divisi atau unit bisnis di dalam organisasi tersebut. Jadi, bayangin aja, daripada setiap divisi punya tim sendiri-sendiri untuk urusan keuangan, HR, atau IT, semua urusan itu diurusin sama satu tim khusus yang melayani semuanya. Simpelnya, ini kayak one-stop service buat kebutuhan internal perusahaan.

Konsep shared services ini muncul sebagai respons terhadap kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan. Dulu, setiap divisi atau unit bisnis biasanya punya tim pendukung sendiri-sendiri, yang seringkali menyebabkan duplikasi pekerjaan, inefisiensi, dan biaya yang lebih tinggi. Dengan adanya shared services, perusahaan bisa menghindari masalah-masalah ini dan mencapai skala ekonomi yang lebih baik.

Beberapa contoh fungsi yang seringkali dijadikan shared services antara lain:

• Keuangan: meliputi akuntansi, pembayaran, pelaporan keuangan, dan pengelolaan pajak.
• Sumber Daya Manusia (SDM): meliputi rekrutmen, pelatihan, administrasi personalia, dan pengelolaan kompensasi & benefit.
• Teknologi Informasi (TI): meliputi pengembangan aplikasi, pengelolaan infrastruktur TI, dan dukungan teknis.
• Pengadaan: meliputi pembelian barang dan jasa, pengelolaan vendor, dan negosiasi kontrak.
• Hukum: meliputi penasihat hukum, penyelesaian sengketa, dan kepatuhan terhadap regulasi.

Dengan memusatkan fungsi-fungsi ini, perusahaan bisa standarisasi proses, meningkatkan efisiensi operasional, dan fokus pada core business mereka. Selain itu, shared services juga memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan keahlian dan teknologi yang lebih canggih, yang mungkin sulit dijangkau jika setiap divisi harus mengembangkannya sendiri-sendiri.

Latar Belakang Shared Services di Pertamina

Pertamina, sebagai salah satu perusahaan BUMN terbesar di Indonesia, juga menerapkan konsep shared services untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasionalnya. Latar belakang penerapan shared services di Pertamina ini didorong oleh beberapa faktor utama:

• Skala Operasi yang Besar: Pertamina memiliki skala operasi yang sangat besar dan kompleks, dengan berbagai unit bisnis yang tersebar di seluruh Indonesia. Setiap unit bisnis memiliki kebutuhan pendukung yang serupa, seperti keuangan, SDM, dan TI. Jika setiap unit bisnis harus mengelola fungsi-fungsi ini sendiri-sendiri, tentu akan sangat tidak efisien dan mahal.
• Tuntutan Efisiensi dan Penghematan Biaya: Sebagai perusahaan publik, Pertamina dituntut untuk selalu meningkatkan efisiensi dan melakukan penghematan biaya. Penerapan shared services dianggap sebagai salah satu cara yang efektif untuk mencapai tujuan ini. Dengan memusatkan fungsi-fungsi pendukung, Pertamina bisa mengurangi duplikasi pekerjaan, menekan biaya operasional, dan meningkatkan produktivitas.
• Kebutuhan Standardisasi dan Peningkatan Kualitas Layanan: Pertamina juga ingin memastikan bahwa semua unit bisnis mendapatkan layanan pendukung yang berkualitas tinggi dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Dengan adanya shared services, Pertamina bisa melakukan standardisasi proses, meningkatkan kualitas layanan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
• Fokus pada Core Business: Dengan memusatkan fungsi-fungsi pendukung, Pertamina bisa membebaskan unit-unit bisnis untuk fokus pada core business mereka, yaitu eksplorasi, produksi, pengolahan, dan pemasaran minyak dan gas bumi. Hal ini akan memungkinkan Pertamina untuk meningkatkan kinerja dan daya saingnya di pasar global.

Penerapan shared services di Pertamina ini bukan merupakan hal yang baru. Sejak beberapa tahun terakhir, Pertamina telah melakukan berbagai inisiatif untuk mengonsolidasikan fungsi-fungsi pendukungnya ke dalam unit-unit shared services. Namun, seiring dengan perkembangan bisnis dan perubahan lingkungan, Pertamina terus melakukan penyempurnaan dan optimalisasi terhadap model shared services-nya.

Manfaat Shared Services Pertamina

Penerapan shared services di Pertamina memberikan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Manfaat-manfaat ini tidak hanya dirasakan oleh Pertamina sebagai entitas bisnis, tetapi juga oleh para karyawan dan stakeholder lainnya. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari shared services Pertamina:

• Peningkatan Efisiensi Operasional: Dengan memusatkan fungsi-fungsi pendukung, Pertamina bisa mengurangi duplikasi pekerjaan, mengefisienkan proses bisnis, dan meningkatkan produktivitas. Hal ini akan berdampak pada penurunan biaya operasional dan peningkatan profitabilitas perusahaan. Misalnya, dengan adanya shared services di bidang keuangan, Pertamina bisa mempercepat proses pembayaran, mengurangi kesalahan dalam pelaporan keuangan, dan meningkatkan akurasi data.
• Penghematan Biaya: Salah satu manfaat utama dari shared services adalah penghematan biaya. Dengan mengonsolidasikan fungsi-fungsi pendukung, Pertamina bisa mencapai skala ekonomi yang lebih baik, menekan biaya overhead, dan mengurangi biaya transaksi. Selain itu, shared services juga memungkinkan Pertamina untuk melakukan negosiasi yang lebih baik dengan vendor dan supplier, sehingga bisa mendapatkan harga yang lebih kompetitif. Bayangin aja, guys, kalau setiap unit bisnis harus negosiasi sendiri-sendiri, pasti hasilnya beda kan?
• Peningkatan Kualitas Layanan: Shared services memungkinkan Pertamina untuk menyediakan layanan pendukung yang berkualitas tinggi dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Dengan adanya tim ahli yang fokus pada fungsi-fungsi tertentu, Pertamina bisa memastikan bahwa semua unit bisnis mendapatkan layanan yang terbaik. Misalnya, dengan adanya shared services di bidang SDM, Pertamina bisa meningkatkan kualitas rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
• Standardisasi Proses: Shared services memungkinkan Pertamina untuk melakukan standardisasi proses di seluruh unit bisnis. Hal ini akan memudahkan koordinasi, meningkatkan transparansi, dan mengurangi risiko kesalahan. Dengan adanya standar yang jelas, semua unit bisnis akan bekerja dengan cara yang sama, sehingga meminimalkan potensi konflik dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, standardisasi proses juga akan memudahkan Pertamina dalam melakukan audit dan evaluasi kinerja.
• Fokus pada Core Business: Dengan membebaskan unit-unit bisnis dari tugas-tugas pendukung, Pertamina bisa memungkinkan mereka untuk fokus pada core business mereka. Hal ini akan meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan di pasar global. Unit-unit bisnis bisa lebih fokus pada eksplorasi, produksi, pengolahan, dan pemasaran minyak dan gas bumi, tanpa harus terbebani dengan urusan administrasi dan operasional yang kompleks. Jadi, mereka bisa lebih all-out dalam menjalankan bisnis inti mereka.
• Pengembangan Kompetensi: Shared services juga memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan kompetensi dan keahlian mereka. Dengan bekerja di unit shared services, karyawan akan terpapar dengan berbagai macam tantangan dan proyek, sehingga mereka bisa meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka. Selain itu, shared services juga memungkinkan Pertamina untuk melakukan pelatihan dan pengembangan karyawan secara terpusat, sehingga bisa meningkatkan kualitas sumber daya manusia secara keseluruhan.

Tantangan dalam Implementasi Shared Services

Walaupun shared services menawarkan banyak manfaat, implementasinya juga tidak lepas dari tantangan. Pertamina perlu mengatasi berbagai macam hambatan agar shared services bisa berjalan efektif dan memberikan hasil yang optimal. Beberapa tantangan utama dalam implementasi shared services di Pertamina antara lain:

• Perubahan Budaya Organisasi: Implementasi shared services membutuhkan perubahan budaya organisasi yang signifikan. Karyawan perlu beradaptasi dengan cara kerja yang baru, di mana mereka tidak lagi memiliki kontrol penuh terhadap fungsi-fungsi pendukung. Hal ini bisa menimbulkan resistensi dan penolakan dari karyawan yang merasa kehilangan otonomi. Oleh karena itu, Pertamina perlu melakukan sosialisasi dan komunikasi yang efektif untuk mengatasi resistensi ini dan memastikan bahwa semua karyawan memahami manfaat dari shared services.
• Koordinasi dan Komunikasi: Shared services membutuhkan koordinasi dan komunikasi yang baik antara unit shared services dan unit-unit bisnis yang dilayani. Jika koordinasi dan komunikasi tidak berjalan lancar, hal ini bisa menyebabkan miskomunikasi, keterlambatan, dan kesalahan. Oleh karena itu, Pertamina perlu membangun sistem komunikasi yang efektif dan memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang proses dan prosedur shared services.
• Teknologi dan Infrastruktur: Implementasi shared services membutuhkan dukungan teknologi dan infrastruktur yang memadai. Pertamina perlu berinvestasi dalam sistem informasi, perangkat keras, dan perangkat lunak yang memungkinkan unit shared services untuk melayani unit-unit bisnis secara efisien dan efektif. Selain itu, Pertamina juga perlu memastikan bahwa teknologi dan infrastruktur yang digunakan aman dan terlindungi dari ancaman siber.
• Pengukuran Kinerja: Pertamina perlu mengembangkan sistem pengukuran kinerja yang tepat untuk mengevaluasi efektivitas shared services. Sistem pengukuran kinerja ini harus mencakup indikator-indikator yang relevan, seperti biaya, kualitas layanan, dan kepuasan pelanggan. Dengan adanya sistem pengukuran kinerja yang jelas, Pertamina bisa memantau kinerja shared services, mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan, dan memastikan bahwa shared services memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Kesimpulan

Shared services adalah model bisnis yang efektif untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan di Pertamina. Dengan memusatkan fungsi-fungsi pendukung, Pertamina bisa mencapai skala ekonomi yang lebih baik, menstandarisasi proses, dan fokus pada core business. Walaupun implementasi shared services tidak lepas dari tantangan, manfaat yang ditawarkan jauh lebih besar daripada risikonya. Dengan komitmen yang kuat dan implementasi yang tepat, shared services dapat membantu Pertamina untuk mencapai tujuan-tujuan strategisnya dan menjadi perusahaan energi yang lebih efisien, efektif, dan kompetitif. Jadi, buat kalian yang tertarik dengan dunia bisnis dan manajemen, shared services ini bisa jadi salah satu topik yang menarik untuk dipelajari lebih lanjut. Semoga artikel ini bermanfaat ya, guys! Sampai jumpa di artikel berikutnya!